Labi izstrādāta un funkcionāla darba vide fokusējas uz atsevišķu darbinieku un visas komandas rezultātiem. Tas ir apstākļu kopums, kas cilvēkiem ļauj sasniegt vislabākos rezultātus. Tā nodrošina elastīgus, ikvienam piemērotus apstākļus un ļauj strādāt dažādos veidos dažādās vietās. Mūsdienīgi darba vides risinājumi veicina sadarbību, ļauj efektīvāk organizēt laiku un veiksmīgāk darboties komandā.

Mēs esam pārliecināti, ka valsts pārvaldes iestādēm ir jātiecas uz lietderīgu un efektīvu nekustamo īpašumu izmantošanu, optimālas darba vides izveidi, tā nodrošinot gan produktivitātes palielināšanos, gan raitāku informācijas un zināšanu apmaiņu.

Publiskais sektors ir liels un nopietns darba devējs, tādēļ ir būtiski, lai ikviens tajā strādājošais sasniegtu iestādes izvirzītos mērķus. Darba pienākumu veikšanai atbilstošas, ērti iekārtotas un moderni aprīkotas telpas ir tikpat būtisks faktors kā pienācīgs atalgojums. Esam pārliecināti, ka, strādājot modernās un organizācijas vajadzībām piemērotās telpās ieguvēji ir visi gan to lietotāji, gan ēku īpašnieki, gan valsts kopumā!

Funkcionālu un ilgtspējīgu biroju un citu koplietošanas telpu attīstību publiskajā sektorā paredz arī Ministru kabineta akceptētais Rīcības plāns pārejai uz aprites ekonomiku 2020.-2027.gadam. Tas nozīmē, ka tuvākajos gados ir jātop vadlīnijām, kas paredz vienotu, ilgtspējīgu principu pakāpenisku ieviešanu publiskā sektora iestāžu birojos. Ievērojot mūsu pieredzi un zināšanas, esam gatavi sadarboties ar Valsts Kanceleju konceptuāla dokumenta tapšanā.  

Mēs sagaidām, ka biroja vides modernizēšana publiskajā sektorā ļautu ietaupīt līdz par 20% finanšu līdzekļu, tostarp arī zemāku apsaimniekošanas un komunālo maksājumu dēļ, efektīvāk izmantot telpas, samazinot vienam darbiniekam nepieciešamo kvadrātmetru daudzumu, iegūt augstāku energoefektivitāti.

Pieejas maiņa darba vides veidošanā

Mūsdienīgs birojs nav kāds konkrēts darba telpu iekārtojuma veids – nedz kabinetu modelis, nedz atvērtais vai aktivitātēs bāzēts birojs. Tā ir pieejas maiņa, kurā darba vide kļūst par atbalstošu resursu kopumu, kas palīdz cilvēkiem ne tikai strādāt efektīvi mūsdienu dinamiskajā pārmaiņu laikā, bet arī mērķtiecīgi un apzināti sasniegt uzņēmuma mērķus. Proti, biroja iekārtojumam ir jākalpo uzņēmuma (iestādes) stratēģijas un darba plāna (tuvākajiem pieciem gadiem) īstenošanai.

VNĪ, izvērtējot Latvijas un starptautisku praksi, sadarbībā ar Valsts kanceleju un Government Property Agency ir izstrādājis Publiskā sektora biroja izveides vadlīnijas, kas sniedz detalizētu ieskatu viedas darba vides izveidošanā, sekmējot darbinieku labbūtību, stiprinot iestādes iekšējo kultūru, vērtības un identitāti, aktivizējot darba procesu virzību, kā arī sekmējot uzdevumu izpildi un mērķu sasniegšanu ilgtermiņā. Standartu kopsavilkums sniedz informāciju par ilgtspējīgas, drošas un modernas darba vides iekārtošanu, nepieciešamajiem digitālajiem risinājumiem, dizaina pieeju, telpu pielietojamību un zonējumu, kā arī Latvijas Republikā pieņemtajiem būvniecības normatīviem un ilgtspējīgiem tehniskajiem standartiem. Ar vadlīnijām iepazīties var ikviens un izmantot tās pēc nepieciešamības.

Publiskā sektora biroja izveides vadlīnijās ir iestrādāta mūsu pieredze sava biroja pielāgošanā Talejas ielā, līdz ar to esam gatavi dalīties ar savu pieredzi ne tikai ilgtspējīgas un mūsdienīgas darba vides izveidē, bet arī biroja vides pārmaiņu vadīšanā, nodrošinot augstu darbinieku līdzdalību un iesaisti. Ja vien Jums ir interese - mūsu speciālisti labprāt palīdzēs ikvienai publiskā sektora iestādei izveidot piemērotāko un efektīvāko darba vides risinājumu, atbilstoši Jūsu vajadzībām.

VNĪ valsts iestāžu kopstrādes pilotprojekts

2022. gadā no maija sākuma līdz jūlija beigām VNĪ piedāvāja iespēju ikvienam publiskā sektora darbiniekam izmēģināt darba dienu VNĪ aktivitātēs balstītajā birojā. Kopā iespēju izmantoja teju 400 darbinieki no vairāk kā 30 dažādām iestādēm. Valsts pārvaldes kopstrādes pilotprojektā VNĪ aktivitātēs bāzētajā birojā Talejas ielā 1, Rīgā, tika sniegts atbalsts publiskajām iestādēm, tajā skaitā valsts kapitālsabiedrībām, kuras uzsākušas darba vides pārmaiņu procesu vai to vēl plāno. Kopstrādes pilotprojekta mērķis –  sniegt iespēju publiskā sektora darbiniekiem praksē iepazīt modernas darba vides priekšrocības, apzināt koplietojamo biroju pieprasījumu, kā arī praktiski apzināt informācijas tehnoloģiju klāstu un būtiskākos aspektus, lai veicinātu mūsdienu prasībām atbilstošu biroju ieviešanu valsts pārvaldē.

Publiskā sektora pārstāvji kā galvenos viedas darba vides ieguvumus minējuši dažādās darba zonas ērtai individuālo un komandas darba pienākumu veikšanai un ātrākai informācijas apritei. Kā otru būtiskāko ieguvumu dalībnieki minējuši IT tehnoloģijas, kas nodrošina drošu un elastīgu piekļuvi sistēmām komandu dalībniekiem, kuri strādā hibrīda modelī.

VNĪ iniciētais pilotprojekts turpina attīstīt viedas darba vides konceptu publiskajā sektorā, kas pērn sadarbībā ar Valsts kancelejas inovācijas laboratoriju tika aizsākts ar “Nākotnes biroja” ziņojumu un VNĪ izstrādātajām “Publiskā sektora biroja izveides vadlīnijām”. VNĪ paredz kopstrādes iespēju piedāvāt arī nākotnē.

VNĪ pieredze aktivitātēs bāzēta biroja ieviešanā publiskajā sektorā

2019.gada nogalē VNĪ no trīs dažādām adresēm pārcēlās uz jaunām telpām Talejas ielā 1, kuras iekārtotas kā aktivitātēs bāzēts birojs. Tas bija apjomīgs un sarežģīts projekts, jo vienlaikus notika gan pāreja uz aktivitātēs bāzētu biroju, gan arī kopā, vienās telpās sāka strādāt cilvēki, kas iepriekš bija izvietoti trīs dažādās adresēs - Vaļņu ielā 28, Mucenieku ielā 3 un Smilšu ielā 1.

Šobrīd strādājam trīs stāvos un arī klientu apkalpošanas centra telpās. Katrā stāva telpu funkcionālais plānojums sastāv no desmit zonām, sākot no stāva administratora darba vietas līdz bērniem draudzīgai darba zonai. Plānojumā ir iekļautas gan zonas individuālam darbam, kas prasa koncentrēšanos, gan arī sadarbības zonas efektīvam komandas darbam. Darbinieks izvēlas to zonu, kas piemērota konkrētā darba veikšanai.

Būtiski – plānojot jauno biroju, mēs neprojektējām vienkāršu darba vidi, bet gan darbinieku pieredzi, kas ļautu būt produktīviem. Tādēļ veicām uzņēmuma vajadzību apzināšanu, analizējām darba organizāciju un procesus, izvirzījām mērķus, prioritātes un izveidojām darbības plānu. Iekšējā pētījumā par darba vietu noslodzi atklājām, ka ikdienā 29% darba galdu netiek izmantoti vispār. Noskaidrojām, kas ir nepieciešams, lai cilvēki birojā justos labi un sasniegtu labākus rezultātus.

Vispirms aktivitātēs bāzēta biroja ieviešanu atbalstīja VNĪ vadība (valde), rādot arī personisku piemēru. Valdes locekļi atteicās no personīgajiem kabinetiem un tagad strādā kopā vienā telpā. Rīcības plāna radīšanai izveidojām darba grupu, kurā piedalījās cilvēki no dažādām struktūrvienībām.

Jaunās darba vides plānošanā iesaistījām darbiniekus. Šo uzskatām par vienu no pārcelšanās veiksmes faktoriem. Projekta vizuālie materiāli ar visiem termiņiem un paveicamajiem darbiem bija publiski pieejami visiem darbiniekiem, tāpat iekštīklā uzturējām aktuālu jautājumu un atbilžu vietni. Tāpat tikāmies ar visām struktūrvienībām, pārrunājām aktivitātēs bāzētā biroja koncepciju, iecerēto telpu plānojumu, cilvēku ierasto darba praksi, atbildējām uz visiem jautājumiem un kliedējām cilvēku bažas. Cilvēkus interesē visdažādākie darba organizācijas jautājumi, turklāt par daļu praktisko problēmu pirmajā brīdī ir grūti pat iedomāties. Darbinieki tika iesaistīti dažādos pārcelšanās darbos, piemēram, telpaugu pārcelšanā, testēja biroja krēslus, piedalījās konkursā par labākajiem nosaukumiem sanāksmju zālēm.

Svarīgs aspekts ir moderno tehnoloģiju izmantošana. Mēs pārskatījām darba procesus un veicām būtiskus ieguldījumus tehnoloģijās, nodrošinot darbiniekus ar klēpjdatoriem, viedtālruņiem un piemērotu interneta pieslēgumu. Pilnveidojām elektronisko dokumentu apriti, ieviesām eParakstu, tā samazinot papīra patēriņu par 30%. Tāpat apmācījām strādājošos, kā pareizi lietot attālinātam darbam nepieciešamos rīkus. Šie ieguldījumi atmaksājās jau pavisam drīz, kad 2020.gadā vīrusa SARS-CoV-2 dēļ ieviesto ierobežojumu dēļ 90% VNĪ darbinieku bija iespēja strādāt attālināti.

Pāreja uz aktivitātēs bāzētu biroju nozīmē būtisku domāšanas un paradumu maiņu, tādēļ ir ļoti svarīgi radīt jaunus, visiem pieņemamus kopā strādāšanas “spēles” noteikumus – vienošanos par uzvedības normām un sadarbības modeļiem. Aptuveni sešus mēnešus pirms pārvākšanās tika izstrādāta un ieviesta elastīga un attālināta darba laika politika. Pirms pārcelšanās tika rīkota Biroja etiķetes darbnīca, kuras laikā tika diskutēts par tēmām, kas ir būtiskas, strādājot aktivitātēs bāzētā birojā, proti, par “tīra galda” politiku un darba vietu rotāciju, par konfidenciālu darbu un vajadzību koncentrēties, par troksni un traucējošām situācijām, kas to rada, par kārtību birojā, ēdināšanu un ēšanas paradumiem, par elastīgu, attālinātu darbu un tam nepieciešamajiem priekšnosacījumiem.

Visbeidzot, pēc pārvākšanās mērījām darbinieku apmierinātību ar jauno biroju un novērtējām kopējos ieguvumus. 2019.gada nogalē veiktais darbinieku iesaistes un efektivitātes pētījums atklāja, ka darbiniekiem ir pozitīvs viedoklis par VNĪ sniegto nodrošinājumu, tostarp darba vidi, efektīva darba veikšanai.